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Organización de la prevención / Auditorías

 

¿Cómo determinar el modelo de organización preventiva a asumir en función del número de trabajadores?

El empresario es quien determina la organización preventiva de la empresa de acuerdo con lo establecido en la normativa de aplicación. El Real decreto 39/1997, de 17 de enero, que aprueba el Reglamento de los servicios de prevención, establece que:

  • El empresario puede asumir la actividad preventiva cuando la empresa tenga hasta 10 trabajadores, o bien hasta 25 en caso de que la empresa tenga un único centro de trabajo, y siempre que el empresario trabaje en la empresa y tenga la formación adecuada según las funciones preventivas que se deban desarrollar. Hay que tener en cuenta que si la empresa se dedica a alguna de las actividades de especial riesgo incluidas en el anexo I del Real decreto 39/1997, de 17 de enero, el empresario no puede asumir la actividad preventiva.
  • El empresario puede designar uno o más trabajadores: cuando no sea obligatorio constituir un servicio de prevención propio (SPP) cualquier empresa podrá designar un trabajador o más para asumir la actividad de prevención de riesgos laborales. El trabajador o trabajadores designados deberá tener la formación adecuada para desarrollar esta tarea.
  • La empresa debe constituir un servicio de prevención, que puede ser propio o mancomunado, cuando tenga más de 500 trabajadores o más de 250 trabajadores si la actividad de la empresa está incluida en el anexo I del Real decreto 39/1997, o así lo determina la Autoridad laboral. Los requisitos para poder constituir un servicio de prevención mancomunado se encuentran en el artículo 21 del Real decreto 39/1997.
  • La empresa puede, concertar la actividad preventiva con un servicio de prevención ajeno (SPA), salvo que vaya a constituir un servicio de prevención propio (SPP).

 


¿Qué contenido debe tener el concierto (contrato) con el servicio de prevención ajeno (SPA)?

El contenido de los conciertos entre los servicios de prevención ajenos y las empresas se detalla en el artículo 20 del Real decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de prevención. Entre otros aspectos, estos conciertos han de incluir una relación de las especialidades preventivas asumidas por el servicio de prevención ajeno (SPA) y de las acciones que se desarrollarán durante la vigencia del concierto, entre las que debe figurar la planificación de la actividad preventiva y la programación de su aplicación propuesta por el SPA y aprobada por la empresa. 

También debe constar en el concierto el compromiso del SPA de dedicar los recursos necesarios para desarrollar la actividad contratada. Por su parte, la empresa debe incluir en el concierto su compromiso de comunicar al SPA los daños derivados del trabajo que se produzcan, así como la existencia en la empresa de otros recursos preventivos, para su coordinación.

 


¿Cómo se pueden cubrir las especialidades preventivas no asumidas por el servicio de prevención mancomunado?

Las actividades preventivas no asumidas por el servicio de prevención mancomunado pueden cubrirse con cualquier otra modalidad de la organización preventiva (trabajadores designados o servicios de prevención ajenos).

Si la empresa opta por cubrir las especialidades preventivas no asumidas por el servicio mancomunado con un servicio de prevención ajeno (SPA) es la misma empresa y no el servicio de prevención mancomunado el que debe asumir el concierto con el SPA, tal como establece el artículo 16 del Real decreto 39/1997, de 17 de enero, que aprueba el Reglamento de los servicios de prevención.

 


¿Cómo hacer el cómputo de trabajadores para determinar los técnicos necesarios de un servicio de prevención ajeno?

Para el cálculo del ratio o promedio de trabajadores atendidos por un técnico del servicio de prevención ajeno, trabajando a jornada completa, se tendrá en cuenta lo siguiente:

  •  Que los trabajadores con contrato temporal de duración superior a un año computarán como trabajadores con contrato indefinido, y aquellos que tengan un contrato de duración inferior al año se computarán en función del número de días trabajados en el periodo de año antes de la designación de los técnicos. Cada 200 días trabajados o fracción se computarán como un trabajador más.


Los trabajadores puestos a disposición por empresas de trabajo temporal se contabilizarán como si formaran parte de la plantilla de la empresa usuaria y, por tanto, se les aplicarán los criterios indicados en función de la duración de su contrato.

 


¿Las sociedades de prevención pueden concertar sus servicios con cualquier empresa?

Sí, las sociedades de prevención de las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la seguridad social pueden ofrecer sus servicios a cualquier empresa, aunque ésta no esté asociada a la mutua titular de la sociedad de prevención, de acuerdo con la Resolución de 5 de noviembre de 2010 de la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social.

El objeto social de las sociedades de prevención es la actuación como servicio de prevención ajeno y su capital social pertenece íntegramente a una mutua de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

 


¿Se considera que toda la empresa está incluida dentro de las actividades de especial riesgo recogidas en el anexo I del Real decreto 39/1997 cuando sólo parte de la empresa realiza estas actividades?

En el supuesto de que la empresa tenga al menos una de sus actividades identificadas en el anexo I citado, la normativa reguladora no contempla la posibilidad de que sólo quede afectada una parte de la empresa, por lo que hay que considerar el conjunto de la empresa incluida en este anexo a todos los efectos.

 


¿Cómo podemos saber cuáles son los servicios de prevención ajenos acreditados?

Para saber cuáles son los servicios de prevención ajenos acreditados por las autoridades laborales de Cataluña se pueden consultar los registros de servicios de prevención ajenos de los Servicios Territoriales del Departamento de Empresa y Empleo. También se puede consultar el apartado de seguridad y salud laboral de la web de este Departamento, donde está el listado completo de los servicios de prevención ajenos acreditados por la Generalitat de Cataluña.

Para saber cuáles son los servicios de prevención acreditados por otras comunidades autónomas, hay que dirigirse a la administración autonómica correspondiente, o bien consultar mediante el aplicativo SERPA del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

 


¿Qué requisitos debe reunir el empresario para poder asumir la actividad preventiva en su empresa?

Para que un empresario pueda llevar a cabo la gestión de la prevención en su empresa la actividad económica de la empresa debe reunir los siguientes requisitos: no estar incluida en el anexo I del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de prevención (que recoge las actividades especialmente peligrosas); tener hasta 10 trabajadores, o bien hasta 25 en caso de que la empresa tenga un único centro de trabajo; y que el empresario desarrolle de forma habitual su actividad en el centro de trabajo.

El nivel de formación en prevención que debe tener el empresario varía según las funciones que deba asumir, de acuerdo con lo establecido en el capítulo VI del mencionado Real decreto. En cada caso concreto se ha de verificar si las acciones preventivas a realizar son asumibles con las capacidades y aptitudes alcanzadas con los niveles básico, intermedio y superior de formación en prevención de riesgos laborales, respectivamente.

Cada uno de estos niveles formativos capacita para unas determinadas funciones especificadas en los artículos 35 a 37 del Real decreto 39/1997. Así, si hay que asumir la planificación de la actividad preventiva, es necesario contar con formación de nivel superior. Las personas con formación de nivel intermedio pueden asumir entre otras funciones la información y formación básica de trabajadores. Finalmente, las personas con formación de nivel básico pueden promover los comportamientos seguros y la correcta utilización de los equipos de trabajo y protección, fomentar el interés y cooperación de los trabajadores en la acción preventiva, así como otras funciones específicas.

Ahora bien, en caso de que en la evaluación inicial de riesgos no se detectara ningún riesgo o estos se hubieran subsanado, el propio empresario podría asumir la prevención a pesar de contar sólo con la formación de nivel básico.

La empresa tendrá que recurrir a un servicio de prevención ajeno en todas aquellas actividades o funciones no asumidas por el empresario. Asimismo deberá someterse el sistema de gestión de la prevención implantado en la empresa al control de una auditoría o evaluación externa.

Hay que tener en cuenta, sin embargo, que las empresas de hasta 50 trabajadores las actividades de las cuales no estén incluidas en el anexo I del Real decreto 39/1997 (actividades especialmente peligrosas), que lleven a cabo las actuaciones de prevención con recursos propios y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoría por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas, están exentas de la obligación de auditar su organización preventiva. Estas empresas, sin embargo, han de cumplimentar y remitir a la Autoridad laboral una notificación sobre la concurrencia de las condiciones que hacen innecesaria la auditoría de la organización preventiva.

 


¿Puede el empresario de una empresa de construcción asumir personalmente la organización preventiva?

En el caso de las empresas de construcción el mismo empresario no puede asumir personalmente las tareas de prevención dado que la construcción es una de las actividades de especial riesgo incluidas en el anexo I del Real decreto 39/1997, de 17 de enero, que aprueba el Reglamento de los servicios de prevención.

 


¿Qué condiciones deben respetar las empresas que opten por la modalidad de organización preventiva de designar trabajadores?

Las empresas que opten por esta modalidad preventiva deben respetar las siguientes condiciones:

  • Tener menos de 500 trabajadores o hasta 250 si desarrollan actividades consideradas como peligrosas según el Anexo I del Real Decreto 39/1997.
  • Designar un número de trabajadores suficiente para las funciones encomendadas, y que éstos cuenten con la capacitación suficiente (nivel de formación correspondiente a las actividades preventivas a desarrollar).
  • Disponer de medios (materiales, técnicos,...) y de tiempo para desarrollar adecuadamente sus funciones.
  • Facilitar a los trabajadores designados el acceso a la información y documentación en materia preventiva - riesgos existentes y medidas de actuación-  necesaria para realizar las funciones que tienen encomendadas.

Pueden ampliar la información sobre la modalidad del trabajador designado en relación con su formación, sus derechos y obligaciones y sobre la exención de auditoría de la organización preventiva.

 


¿Qué derechos y obligaciones tienen los trabajadores designados?

Los trabajadores designados por el empresario para asumir las funciones de la organización preventiva de la empresa están sometidos al régimen siguiente:

  • Tienen las mismas garantías que los representantes de los trabajadores y no pueden resultar perjudicados por el ejercicio de sus funciones.
  • Deben guardar sigilo profesional sobre la información a la que tengan acceso y deben colaborar entre ellos y con los servicios de prevención, en caso de que exista.

La empresa tiene que recurrir a un servicio de prevención ajeno en todas aquellas actividades o funciones no asumidas por los trabajadores designados. Asimismo, cuando lo establezca la normativa, someterá el sistema de gestión de la prevención implantado en la empresa al control de una auditoría o evaluación externa.

 

Pueden ampliar la información sobre los requisitos necesarios para optar por la modalidad del trabajador designado, sobre la formación de los trabajadores designados y sobre la exención de auditoría de la organización preventiva.

 


¿Qué empresas están exentas de la obligación de auditar su organización preventiva?

Las empresas de hasta 50 trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el Anexo I del Real Decreto 39/1997 (actividades especialmente peligrosas), que lleven a cabo las actuaciones de prevención con recursos propios y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoría por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas, están exentas de la obligación de auditar su organización preventiva. Estas empresas, sin embargo, han de rellenar y remitir a la Autoridad laboral una notificación sobre la concurrencia de las condiciones que hacen innecesaria la auditoría de la organización preventiva.

 


¿El autónomo debe tener organización preventiva?

Los trabajadores autónomos que no tienen trabajadores a su cargo no tienen la obligación de contar con una organización preventiva determinada, ya que no están incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales.

En caso de que los trabajadores autónomos dispongan de trabajadores asalariados, entonces el trabajador autónomo tiene la consideración de empresario a efectos laborales y por tanto le es de aplicación el conjunto de la normativa.

 


¿Es posible que un técnico de prevención trabaje en dos servicios de prevención ajenos?

De acuerdo con la normativa preventiva vigente nada impide que un técnico de prevención pueda trabajar para más de un servicio de prevención ajeno.

 


¿Puede una persona física, que no sea una empresa, desarrollar las funciones de auditoría de prevención?

Sí, las funciones de auditoría de prevención pueden ser desarrolladas por entidades privadas, personas físicas o jurídicas, tal como establece el Real decreto 39/1997, de 17 de enero, que incluye el Reglamento de los servicios de prevención. 

Para desarrollar las funciones de auditoría de prevención una persona física debe ser experta de nivel superior en cualquiera de las cuatro especialidades o disciplinas preventivas y, además, debe tener formación o experiencia probada en gestión y realización de auditorías y en técnicas auditoras.

En cualquier caso, tanto las personas físicas como jurídicas que llevan a cabo funciones de auditoría de prevención deben contar con la autorización de la Autoridad laboral competente del lugar donde se encuentren sus instalaciones principales.

 


¿Pueden las entidades auditoras hacer otras actividades para la misma empresa?

No, las entidades o personas autorizadas que realicen la auditoría del sistema de prevención de una empresa no pueden mantener vínculos comerciales, financieros o de cualquier otro tipo diferentes de los propios de su actuación como auditoras que puedan afectar a su independencia o influir en el resultado de sus actividades, de acuerdo con el artículo 32.2 del Real decreto 39/1997, de 17 de enero, que aprueba el Reglamento de los servicios de prevención.

No obstante, en la Circular de la Dirección General de Relaciones Laborales sobre criterios de acreditación de los servicios de prevención ajenos y de autorización de entidades auditoras, de 24 de diciembre de 1999, se indica que se acepta que una entidad auditora (y sólo auditora) en otras materias (calidad, medio ambiente, cuentas, etc.) pueda ejercer también como entidad auditora en prevención de riesgos laborales en las mismas empresas donde efectúa auditorías de otras materias, siempre que la actividad no afecte a su independencia.

 


¿Es posible compatibilizar las actividades de servicios de prevención ajenos (SPA) y los de auditoría?

No, no es posible compatibilizar estas dos actividades, ya que la normativa establece que las entidades auditoras no pueden hacer actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevención.

 


¿En qué debe basarse la coordinación de actividades preventivas en caso de concurrencia empresarial?

La coordinación de actividades preventivas consiste en la mutua aportación, por parte de todas las empresas y autónomos en situación de concurrencia -es decir, que estén desarrollando su trabajo en un mismo centro de trabajo-, de la información sobre los riesgos que generan las actividades respectivas, así como en la identificación y evaluación conjunta de los riesgos que puedan surgir de esta interacción dentro de un mismo espacio.

La información a intercambiar entre las diferentes empresas y autónomos debe ser la estrictamente necesaria y relevante para la prevención de riesgos laborales. Por lo tanto, no tiene sentido aportar gran cantidad de información si ésta no es de interés para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores o cuesta identificar los elementos de interés para la coordinación.

El intercambio de información debe fundamentarse en la relación interpersonal entre los miembros de las diferentes empresas concurrentes. Esta relación interpersonal es particularmente recomendable a la hora de hacer la identificación y evaluación conjunta de los riesgos que pueda generar la interacción en un mismo espacio físico de trabajadores de varias empresas y autónomos, ya que facilita poder llevar a cabo un análisis técnico riguroso y adoptar decisiones conjuntas sobre las medidas preventivas a adoptar.

En este sentido, es importante subrayar que, si bien no hay problema en intercambiar algún documento sobre los riesgos, la coordinación no puede convertirse, como ocurre demasiado a menudo, en un mero intercambio de documentos, en muchos casos poco útiles e, incluso, entorpecedores de la eficaz prevención de los riesgos laborales. La coordinación no consiste tampoco en obtener unas pretendidas garantías de que las empresas y los autónomos subcontratados cumplen con la normativa de prevención, documentación que no exime de responsabilidad si no va acompañada de unas adecuadas medidas de coordinación.

La coordinación prevista en el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales, obliga a las empresas que realicen una actividad en un mismo centro a coordinarse para aplicar la normativa de prevención. Este artículo ha sido desarrollado por el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, sobre esta materia.

 


¿Qué hacer con la documentación y los datos relacionados con la prevención de riesgos laborales cuando una empresa cierra definitivamente?

Cuando una empresa cesa en su actividad está obligada a remitir a la Autoridad laboral del territorio correspondiente (en Cataluña, el Departamento de Empresa y Empleo) la siguiente documentación sobre prevención de riesgos laborales, tal y como establece el artículo 23 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales (LPRL):

a) Plan de prevención de riesgos laborales.
b) Evaluación de riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.
c) Planificación de la actividad preventiva.
d) Informes de las conclusiones que se deriven de los reconocimientos médicos efectuados en relación con la aptitud de los trabajadores para el desarrollo del puesto de trabajo o bien con la necesidad de introducir o mejorar las medidas de protección y prevención a fin de que puedan desarrollar correctamente sus funciones.
e) Relación de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado a trabajadores una baja superior a un día de trabajo.

Por otra parte, los datos sanitarios que formen parte del historial clínico de los trabajadores hay que remitirlos a la Autoridad sanitaria del territorio correspondiente (en Cataluña, el Departamento de Salud). Cabe recordar que el historial clínico del trabajador no está a disposición del empresario, dado que es la organización preventiva de la empresa quien elabora y custodia la documentación de carácter médico, de acuerdo con la normativa de prevención de riesgos laborales, de protección de datos personales, así como la relativa a la autonomía del paciente y la documentación clínica.

 


¿La constitución de un servicio de prevención propio (SPP) se debe comunicar a la Autoridad laboral?

Aunque la normativa no obliga a comunicar la constitución de un servicio de prevención propio a la Autoridad laboral del territorio donde está domiciliada la empresa que lo constituye, el Departamento de Empresa y Empleo aconseja a las empresas que los constituyan que se lo comuniquen, para poder tener una relación fluida con la Administración laboral. Esta comunicación, dirigida a los Servicios Territoriales del Departamento de Empresa y Empleo correspondientes, debe contener los siguientes datos básicos:

  1. Datos de la empresa: razón social, NIF, Código de Cuenta de Cotización a la Seguridad Social (CCC), dirección, localidad, provincia, código postal, teléfono, fax y correo electrónico.
  2. Actividad (según la Clasificación Catalana de Actividades Económicas del año 2009, a nivel de tres dígitos).
  3. Centro o centros de trabajo (con los CCC, direcciones y plantilla de cada centro).
  4. Dirección del lugar donde están las instalaciones principales del SPP.
  5. Datos del SPP (condiciones de desarrollo de la actividad preventiva):
    • Especialidades o disciplinas preventivas asumidas (mínimo dos).
    • Medios personales y capacitación de los mismos.
    • Medios materiales propios.

 


¿La constitución de un Servicio de Prevención Mancomunado (SPM) se debe comunicar a la Autoridad laboral?

El acuerdo de constitución de un servicio de prevención mancomunado debe comunicarse con carácter previo a la Autoridad laboral del territorio donde se encuentren sus instalaciones principales, tal como establece el artículo 21.2 del Real Decreto 39/1997, que contiene el Reglamento de los servicios de prevención, modificado por el Real Decreto 337/2010. La única excepción a esta obligación es cuando la constitución del SPM se decide en el marco de la negociación colectiva.
 
En cuanto a los servicios de prevención mancomunados constituidos en base a una decisión tomada en el marco de la negociación colectiva, la Instrucción 2/2011 de la Dirección General de Relaciones Laborales y Calidad en el Trabajo indica que, para que la Autoridad laboral tenga conocimiento de todos los servicios de prevención mancomunados existentes, se considera conveniente que estos también comuniquen su constitución. También se recomienda a todos los servicios de prevención mancomunados ya constituidos en la fecha de aplicación del Real Decreto 337/2010 (24 de marzo de 2010), que comuniquen su existencia a la Autoridad laboral.
 
Dado que no hay ningún impreso específico para comunicar estos acuerdos de constitución, la comunicación se puede hacer remitiendo a la Autoridad laboral del territorio donde se encuentran las instalaciones principales del SPM una copia del acta de constitución.

 

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