El Departament de Justícia està informatizant la gestió de la documentació que genera l’activitat judicial. L’objectiu és millorar el servei que es presta a les oficines judicials, mitjançant l’automatització dels processos d’arxivament i cerca.

 

La informatització dels arxius comporta la incorporació d’un nou sistema que consisteix a col·locar un xip a cadascun dels expedients. D’aquesta manera, des del mateix moment que un assumpte finalitza la seva tramitació a un jutjat i es transfereix a l’arxiu serà possible saber, de manera informatitzada, la seva ubicació o consultar on ha estat traslladat, així com localitzar-lo de manera immediata per afegir-hi documents nous o atendre de manera eficaç i ràpida una petició de consulta d’aquest expedient.

 

Tots els expedients judicials dels arxius de la Ciutat de la Justícia de Barcelona i l’Hospitalet de Llobregat seran identificats amb aquest xip, la qual cosa permetrà localitzar-los a distància i sense contacte, i també llegir, introduir i actualitzar dades a les aplicacions informàtiques de gestió documental des de qualsevol punt de l’arxiu utilitzant organitzadors personals digitals (PDA) mitjançant tecnologia sense fils (WIFI).

El Departament de Justícia inverteix en tot el procés 499.883,66 €. La major part, 418.263,36 €, es destinen a la infraestructura del projecte; 62.219,04 € corresponen a la implantació del sistema a l’edifici dels jutjats de l’Hospitalet de Llobregat i 356.044,32 € a la resta de la Ciutat de la Justícia. Els 81.620,30 € restants es destinen al desenvolupament del sistema de radiofreqüència necessari per a la localització dels expedients.

 

 

 

 

 

Actualment, el sistema, que es defineix com a tecnologia d’identificació per radiofreqüència (RFID), s’aplica als expedients judicials de l’Hospitalet de Llobregat que es transfereixen a l’arxiu. D’aquesta manera, a finals d’any tots els expedients de l’Hospitalet que s’hauran transferit a l’arxiu portaran el xip incorporat i la localització i gestió serà immediata.

 

L’equipament necessari per implantar el nou sistema consta d’elements que incorporen la informació, pròpiament els xips RFID, i d’elements que codifiquen, llegeixen i actualitzen aquesta informació. Els elements que incorporen la informació són els xips identificadors dels prestatges o Tags RFID, i els xips incorporats a les etiquetes, que descriuen unívocament els expedients i les capses.

 

Els elements que serveixen per llegir i actualitzar la informació als xips són la impressora d’etiquetes RFID, el quiosc RFID –un aparell situat a l’àrea de recepció i lliurament de documentació que permet llegir i actualitzar en un únic procés informació d’un gran nombre d’expedients identificats amb xips–, i les PDA, eines essencials dels arxivers que permeten cercar expedients sense necessitat d’obrir les capses i consultar dades de l’expedient des de qualsevol punt de l’arxiu.

El personal de l’oficina judicial, des dels arxius de les mateixes oficines, identifica cada expedient amb el xip i els expedients es col·loquen en capses. En el moment del trasllat a l’arxiu, a través del quiosc, es visualitza per pantalla de l’ordinador el contingut de cada capsa sense necessitat d’obrir-la i revisar físicament els expedients i s’identifica cada capsa amb una etiqueta RFID. D’aquesta manera, s’automatitza la comprovació i validació del trasllat de documentació a l’arxiu.

 

Les capses s’instal·len a les prestatgeries de l’arxiu, que han estat identificades  prèviament amb uns codis de localització (signatura topogràfica).  

 

L’assignació d’una localització a cadascuna de les capses i expedients es realitza a través de la PDA mitjançant la lectura consecutiva de l’etiqueta de capsa i l’etiqueta de prestatge. La informació és actualitzada automàticament i en temps real a l’aplicació informàtica de gestió documental, sense que l’arxiver hagi d’introduir-la manualment a l’ordinador. El mateix procés s’aplica a la instal·lació i reinstal·lació d’expedients i capses, la preparació dels expedients sol·licitats des de les oficines judicials –informació disponible als jutjats des del mateix moment de la localització i identificació per part dels arxivers als dipòsits de documentació– o la identificació d’espai disponible a les capses.

 

 

 

 

 

La implantació d’aquest nou sistema permetrà l’automatizació dels processos manuals i la identificació i actualització en temps real de la informació gràcies a la lectura de les etiquetes i la connexió mitjançant tecnologia sense fils (WIFI) amb l’aplicació informàtica de gestió documental. Això comportarà un estalvi de temps important, ja que s’eliminarà la revisió física dels expedients, les dades s’actualitzaran en temps real i es podrà fer des de qualsevol punt de l’arxiu. També permetrà eliminar processos duplicats i la reducció de l’error humà, ja que la informació només s’haurà d’introduir una vegada.

 

Pel que fa a l’oficina judicial, aquest nou sistema comportarà la disponibilitat immediata de la documentació dipositada a l’arxiu, i per tant, una disminució del temps de resposta a les sol·licituds de consulta d’expedients. També implicarà un major control sobre la documentació, independentment d’on estigui i, en definitiva, un increment de la qualitat de la gestió de la documentació judicial al llarg del seu cicle de vida.