La política de seguretat a l'Oficina Virtual de Tràmits (OVT)

L'Oficina Virtual de Tràmits disposa d'una política de seguretat que determina l'autorització per a l'utilització dels diferents serveis que ofereix, i permet el seguiment de les gestions realitzades.

Cada servei i/o tràmit està sotmès a una política de seguretat pròpia segons la seva casuística.

Aspectes generals

Identificació a l'Oficina Virtual de Tràmits
L'Oficina Virtual de Tràmits pot requerir diferents graus d'identificació, d'acord amb la seguretat exigida per cada servei:

• Tràmits i gestions que no necessiten identificació
  Són tràmits o gestions en que no cal identificació prèvia i que accepten les dades amb que s'omple la sol·licitud.
  Tot i que un tràmit no requereixi identificació, existeix l'opció d'identificar-vos per tal que les vostres dades personals s'emplenin automàticament en els camps corresponents del formulari. Les dades utilitzades seran les que s'han informat a La meva carpeta, concretament a la secció Dades personals de la pàgina Personalització.
• Tràmits i gestions que necessiten identificació digital
  Són tràmits o gestions que per poder-los iniciar és requereixen identificació mitjançant qualsevol dels mètodes acceptats.
• Tràmits i gestions que necessiten signatura digital
  Són tràmits o gestions que requereixen que, un cop emplenada la sol·licitud, la signeu digitalment mitjançant un certificat digital autoritzat per tal de procedir a l'enviament i processament.
• Tràmits i gestions que necessiten d'identificació i signatura digital
  Són tràmits o gestions que requereixen la identificació per iniciar la sol·licitud i també la posterior signatura digital per tal de procedir a l'enviament i al processament.

El mitjà d'identificació per utilitzar els serveis a l'Oficina Virtual de Tràmits és el certificat digital. Aquest mitjà d'identificació determina tant la identitat de l'usuari com el seu tipus d'acreditació.

Nota: De manera transitòria, i només per aquelles persones que han estat usuaris del portal www.cat365.net, es permet fer servir la identificació amb l'usuari i contrasenya que ja empraven en aquest portal. Aquest mitjà d'identificació deixarà d'estar permès properament, ja que presenta limitacions a l'hora d'assolir el nivell de seguretat requerit per determinats tràmits. Per això, es recomana l'adquisició d'un certificat digital.

Perfil d'acreditació a l'Oficina Virtual de Tràmits
Quan una persona fa servir alguns dels serveis o tràmits de l'OVT cal conèixer el seu perfil. El tipus de perfil d'acreditació determina el grau de representació de la persona que s'identifica i actua envers tercers i/o ell mateix. Aquesta informació ve determinada pel certificat digital que fa servir l'usuari i la informació que aquest incorpora.

Els perfils d'acreditació per identificar-se a l'OVT són els següents:

• Persona física:
  L'identificat/ada actua a títol personal.
• Persona vinculada a una organització sense capacitat de representació:
  En un àmbit on l'identificat/ada pertany a un col·lectiu professional i/o empresarial i pot actuar en nom propi, si escau, però no pot actuar en nom del col·lectiu/empresa.
• Persona vinculada a una organització amb capacitat de representació:
  L'identificat/ada pertany a un col·lectiu professional i/o empresarial, i pot actuar en nom del col·lectiu/empresa.
• Persona Jurídica:
  L'identificat/ada pertany a un col·lectiu professional i/o empresarial, i s'identifica com el propi col·lectiu/empresa.
• Persona física adscrita a un col·lectiu professional:
  En un àmbit on l'identificat/ada pertany a un col·lectiu de professionals col·legiats i pot actuar en nom propi, si escau.

Les polítiques particulars de seguretat de cada servei es defineixen segon el tipus d'acreditació.
No permet, per exemple, que un particular sol·liciti un ajut ofert per a empreses o que una persona pugui realitzar un tràmit en nom de la seva empresa quan no té poders per fer-ho.

Un certificat digital pot determinar un o més perfils d'acreditació. Així doncs, la identificació mitjançant eDNI determina un rol d'acreditació de persona física, mentre que un certificat de persona vinculada a una organització sense poders de representació també es pot fer servir per acreditar una persona física.

Certificats digitals acceptats
A l'Oficina Virtual de Tràmits es poden fer servir tots els certificats digitals de totes aquelles entitats de certificació que estiguin classificades per l'Agència Catalana de Certificació com a vàlides per a identificar als ciutadans i empreses davant de les administracions públiques catalanes.

Cal tenir en compte que a cada servei o tràmit pot quedar restringida la relació de certificats acceptats depenent del que determinin el aspectes particulars de la seva política de seguretat i/o normativa.

La següent taula presenta un resum de la relació dels principals certificats acceptats i els perfils d'acreditació amb els que es poden fer servir (Amplieu aquesta informació a la web de l'Agència Catalana de Certificació de Catalunya.

Tràmits electrònics

El servei de tramitació en línia presenta una política de seguretat que varia segons les següents situacions:

Tràmits basats en formulari PDF
Accions que es poden realitzar:

• Descàrrega del formulari de sol·licitud: determina els perfils d'acreditació autoritzats per incorporar informació preomplerta quan es descarrega el formulari de sol·licitud d'un tràmit particular.
• Signatura del formulari de sol·licitud: formularis que contemplin signatura electrònica amb els perfils d'acreditació autoritzats per a dur a terme aquesta.
• Enviament del formulari de sol·licitud: determina l'obligatorietat de la identificació digital i els perfils d'acreditació autoritzats per a l'enviament del formulari de sol·licitud d'un tràmit particular.
• Seguiment de l'estat del tràmit: determina qui pot consultar l'estat d'un tràmit i quins perfils d'acreditació són necessaris per accedir a la consulta.

Tràmits basats en formulari web
Accions que es poden realitzar:

• Accés i enviament del formulari de sol·licitud: determina l'obligatorietat de la identificació i els perfils d'acreditació autoritzats per accedir, omplir i enviar les dades del formulari web de sol·licitud d'un tràmit particular.
• Seguiment de l'estat del tràmit: determina qui pot consultar l'estat d'un tràmit i quins perfils d'acreditació són necessaris per accedir a la consulta.

És important conèixer la política de seguretat de cada tràmit per saber quins certificats digitals son vàlids per a dur a terme la tramitació. Aquesta informació està disponible a l'apartat Que cal fer per del tràmit, disponible a l'OVT.

Servei de Consultes, queixes i suggeriments

Accions que es poden realitzar:

• Accés i enviament del formulari de sol·licitud: la identificació digital no és obligatòria, encara que, si l'usuari s'identifica, es carregaran les dades disponibles al seu perfil. Tots el rols d'acreditació estan permesos en cas d'identificació.
• Seguiment de l'estat del tràmit: quan un usuari s'identifica amb un perfil d'acreditació concret pot consultar les gestions que hagi creat amb aquest mateix perfil. Per exemple, si una persona s'identifica com a persona vinculada a una organització no podrà veure les gestions donades d'alta com a persona física (o particular) i a l'inrevés.
• En el cas d'organitzacions, un usuari que s'identifiqui amb un perfil de persona jurídica o persona vinculada a una organització amb poders de representació podrà consultar qualsevol gestió vinculada a aquesta organització.

Servei de Cita prèvia

Accions que es poden realitzar:

• Accés i enviament del formulari de sol·licitud: la identificació no és obligatòria, encara que, si l'usuari s'identifica, es carregaran les dades disponibles al seu perfil. Només està permès el perfil de persona física (o particular) en cas d'identificació.
• Seguiment de l'estat del tràmit: El perfil persona física (o particular) pot consultar l'estat d'una cita prèvia que hagi creat amb anterioritat.

Servei de Notificacions electròniques

Es pot consultar i actuar sobre una notificació electrònica en la que es consta com a destinatari.

En el cas d'organitzacions, una persona que s'identifiqui amb un perfil de persona jurídica o persona vinculada a una organització amb poders de representació, podrà consultar i actuar sobre qualsevol notificació on figuri com destinatari/ària una persona vinculada a aquesta organització.

Política de seguretat dels serveis de seguiment de l'estat de gestions

La meva carpeta
Quan una persona s'identifica per accedir a La Meva Carpeta ho fa amb un perfil d'acreditació determinat pel certificat digital que ha fet servir.

A partir d'aquest moment, a cada pestanya de la carpeta s'aplica la política de seguiment particular de cada tipus de gestió. Per exemple, si s'identifica com a persona vinculada a una organització no podrà veure les gestions donades d'alta com a persona física (o particular). Si les vol veure s'ha de finalitzar la sessió i tornar a identificar-se amb un certificat digital que l'identifiqui com a persona física (o particular).

En el cas particular de notificacions electròniques, una persona pot consultar i actuar sobre una notificació electrònica en la que figura com a destinatària. En el cas d'organitzacions, un usuari que s'identifiqui amb un rol de persona jurídica o persona vinculada a una organització amb poders de representació podrà consultar i actuar sobre qualsevol notificació on figuri com destinatària una persona vinculada a aquesta organització.

Estat de les meves gestions
Es pot accedir a la consultar de l'estat d'una gestió mitjançant un codi identificador (ID). Si l'accés és permès se sol·licita el codi conegut per l'usuari/ària per accedir-hi. Si l'accés no és permès, s'accedeix a través de l'apartat La Meva Carpeta.

Dades privades que es conserven

L'Oficina Virtual de Tràmits disposa de dos tipus de dades (corresponents als dos segments a qui dóna servei: la ciutadania i les empreses): dades de personalització i dades de tràmits i gestions.

Dades de personalització
Inclou dades personals identificatives, associades a credencials d'autenticació (nom, i document identificatiu –NIF, Passaport, NIE-) i, dades personals que s'hagin donat d'alta a l'hora d'omplir sol·licituds, o per rebre serveis de comunicació de novetats i canvis als tràmits i gestions.

Dades de tràmits i gestions
Dades pròpies dels diferents tràmits i gestions que es poden iniciar i consultar a l'Oficina Virtual de Tràmits.

Inclou una còpia de la sol·licitud original, la informació de progrés i la resolució que l'òrgan gestor corresponent fa arribar a la persona interessada per al seu coneixement. Aquesta còpia permet fer un seguiment al llarg del procés de resolució i deixarà de ser visible a l'Oficina Virtual de Tràmits dos anys després del seu tancament. Si un cop passat aquest període, necessiteu accedir-hi us podeu dirigir a l'òrgan gestor responsable.

Les dades disponibles a l'OVT estan subjectes al que marca la Llei de Protecció de Dades Personals (LOPD) en relació als fitxers de titularitat pública.

Obtenció d'un certificat digital acceptat a l'OVT

Per obtenir un certificat digital acceptat a l'OVT cal seguir el procediment que s'informa a l'espai web de l'entitat certificadora que emet el certificat que es vol obtenir. Generalment, els certificats emesos per entitats certificadores públiques són gratuïts i els emesos per entitats certificadores privades tenen un cost econòmic.

La següent taula mostra les adreces web dels portals de les entitats certificadores que emeten certificats admesos a l'OVT: